01
Zaloguj się kontem służbowym
Portal otwiera się pod adresem share-audit.grupaprogres.pl. Logowanie idzie przez Office 365 - tym samym kontem, którego używasz do poczty. Dostęp mają wyłącznie pracownicy Grupy Progres.
Portal dokumentów audytowych
Instrukcja dla pracownika
Instrukcja prowadzi przez pełną ścieżkę: założenie audytu, wgranie dokumentów ze znakiem wodnym, udostępnienie ich audytorom i późniejsze dogranie kolejnych plików. Przy krokach, które dotykają danych osobowych pracowników tymczasowych, znajdziesz wstawki z obowiązującej procedury.
Kroków: 10
Sekcji: 4
Logowanie: Office 365
Formaty: PDF, JPG, PNG
Limit: 80 MB na plik
Baza wiedzy: procedura udostępniania danych osobowych + wzór wniosku
https://progres.emplo.com/app/KnowledgeBase/KnowledgeBaseV2/Area/172/Category/497
SEKCJA
Nowy audyt
Założenie audytu: logowanie, nazwa firmy, odbiorcy i termin dostępu.
02
Wybierz: nowy audyt czy dogranie do istniejącego
Po zalogowaniu decydujesz, czy zakładasz nowy audyt, czy dogrywasz dokumenty do audytu, który już istnieje. Dogrywanie opisuje sekcja 4.
03
Wpisz nazwę audytowanej firmy
Nazwa firmy trafia na znak wodny każdej strony każdego dokumentu. To ona jest środkiem dowodowym, gdyby dokument wypłynął poza uzgodniony krąg odbiorców - wpisz ją więc tak, jak brzmi w umowie, a nie skrótem.
04
Podaj odbiorców i datę wygaśnięcia dostępu
Adresy e-mail osób, które mają widzieć dokumenty. Każdy odbiorca dostaje dostęp tylko do odczytu całej struktury folderów tej firmy, bez możliwości edycji i bez pobierania. Data wygaśnięcia domyślnie wynosi 7 dni, maksymalnie 90 dni w przód.
SEKCJA
Dokumenty i struktura
Wgranie plików, zbudowanie drzewa podfolderów i uruchomienie zadania.
05
Wybierz pliki i folder docelowy
Przeciągnij dokumenty albo wybierz je z dysku. Obsługiwane formaty: PDF, JPG, PNG, limit 80 MB na plik. Przy każdym pliku ustawiasz folder, w którym ma wylądować.
06
Zaprojektuj strukturę podfolderów
Wszystko trafia na Twój służbowy OneDrive, do folderu Dokumenty do audytu klienta. Jeśli tego folderu jeszcze nie ma, utworzy się sam przy uruchomieniu zadania - nie musisz go zakładać ręcznie. Powstanie w nim struktura podfolderów dokładnie taka, jaką tu zaprojektujesz; same podfoldery też powstają dopiero przy uruchomieniu zadania, więc na tym etapie układasz je lokalnie.
Folder zaznaczony białym kółkiem jest folderem domyślnym, czyli podpowiedzią: to on zostanie z góry wybrany na liście Folder docelowy przy każdym kolejnym dodanym dokumencie. O tym, gdzie plik naprawdę trafi, decyduje wyłącznie ta lista przy samym pliku - możesz ją zmienić w dowolnej chwili przed uruchomieniem zadania. Zmiana folderu domyślnego nie przenosi dokumentów już dodanych; te zostają tam, gdzie je ustawiłeś.
07
Uruchom zadanie
Przycisk Uruchom zadanie zakłada strukturę na OneDrive, nakłada znak wodny na każdą stronę, zabezpiecza pliki i wrzuca je do właściwych folderów. Efekt widać potem wprost w OneDrive. Jeśli po zakończeniu trzeba dołożyć kolejne pliki, dodaj dokument, wskaż podfolder i użyj Dograj kolejne pliki.
SEKCJA
Udostępnianie
Przekazanie dostępu podmiotowi zewnętrznemu.
08
Przekaż link odbiorcy zewnętrznemu
Link kopiujesz z zakładki Udostępnienie i przekazujesz podmiotowi, któremu dokumenty mają być udostępnione. O nadaniu dostępu odbiorca zostaje powiadomiony automatycznie przez SharePoint - portal nie wysyła własnej poczty.SEKCJA
Dogrywanie do istniejącego audytu
Dołożenie plików do audytu, który już istnieje.
09
Wybierz opcję „Dograj do istniejącego”
Rozwija się lista folderów audytowych, posortowana od ostatnio modyfikowanych. Po wybraniu audytu nazwa firmy zaciąga się sama i zostaje zablokowana - dokumenty leżące obok siebie muszą mieć ten sam znak wodny.
10